PENGELOLAAN
STRATEGI E-LEARNING:
Desain, Penghantaran, Implementasi dan Evaluasi
Oleh
: Badrul Khan
Bab
2 : Isu Kelembagaan
Institusi sebaiknya
mengembangkan strategi komprehensif dan rencana bisnis untuk keberhasilan
pembelajaran e-learning. Faktor politik seringkali berdampak serius terhadap
keberhasilan e-learning (Berge, 2001). Pendanaan dan sumberdaya institusi dalam
menghantarkan dan mempertahankan e-learning sangat penting. Oleh karenanya,
strategi e-learning harus diselaraskan dan benar-benar didukung oleh misi
institusi dan rencana strategisnya. Inisiatif e-learning memerlukan keselarasan
personal dengan sederet kemampuan yang berbeda (Belanger & Jordan, 2000).
Institusi yang menawarkan
e-learning sebaiknya mempertimbangkan mahasiswa sebagai konsumen pendidikan dan
perkuliahan di pasar bersaing. Sejak lebih banyak institusi menawarkan program
e-learrning, mahasiswa memiliki banyak pilihan untuk membandingkan kualitas, pelayanan,
biaya, dan kenyamanan penyelia pendidikan. Tidak mengherankan bila mahasiswa
jarak jauh meminta lebih banyak pelayanan dibandingkan dengan mahasiswa yang
belajar di kampus. Oleh karena itu, institusi sebaiknya memberikan pendidikan dan pelatihan
berkualitas tinggi dengan sumberdaya pembelajaran terbaik dan pelayanan pendukungnya.
Beberapa konten institusi
(seperti: pendaftaran, bantuan dana) mungkin tidak sesuai dengan proyek
e-learning dalam penyusunannya misalnya pelatihan di perusahaaan. Tetapi,
banyak masalah yang dibicarakan dimana institusi bisa memberikan pandangan
berharga dalam inisiatif e-learning di K12 dan arena pendidikan perusahaan.
Dimensi institusi e-learning
dihubungkan dengan masalah administrasi, akademik, dan pelayanan mahasiswa.
Berikut adalah garis besar dari bab ini:
·
Bagian Administrasi
·
Bagian Akademik
·
Pelayanan Mahasiswa
Bagian
Administrasi
Masalah administrasi
e-learning dibagi menjadi isu yang berkaitan dengan kebutuhan penilaian,
kesiapan penilaian, organisasi dan perubahan (difusi, adopsi dan implementasi
inovasi), anggaran dan balikan investasi, kerjasama dengan institusi lainnya,
program dan katalog informasi kuliah, pemasaran dan rekruitmen, pendaftaran,
bantuan keuangan, kalendar akademik dan jadwal kuliah, biaya pendidikan,
pendaftaran dan pembayaran, pelayanan teknologi informasi, desain intruksional
dan jasa mediasi, wisuda, transkrip dan nilai.
Penilaian
Kebutuhan
Analisa kebutuhan bisa
membantu institusi menyelaraskan kebutuhan mereka dengan target pemakai
e-learning; latihan dan program yang mereka rancang untuk dipasarkan. Setiap
institusi yang meluncurkan e-learning sebaiknya melakukan survei penilaian
kebutuhan untuk mencari tahu harapan pelanggan (contohnya mahasiswa) mengikuti kuliah
e-learning. Analisa kebutuhan akan membantu institusi mengalisis kebutuhan
jangka pendek dan jangka panjang, dan sebaliknya akan menjadi peralatan dalam
pengembangan strategi e-learning. Analisa kebutuhan juga memberikan informasi
tentang teknologi dan jasa pendukung yang diperlukan. Melalui proses penilaian
kebutuhan yang komprehensif, suatu institusi bisa menetapkan sasaran/tujuan
e-learning.
Penilaian
Kesiapan
Penilaian
kesiapan membantu mereka-ulang status kesiapan inisiatif e-learning suatu institusi
secara komprehensif dan menetapkan faktor penting yang bisa dipertimbangkan.
Sifat lingkungan e-learning yang fleksibel dan terbuka membutuhkan kita untuk
mereka-ulang status kesiapannya di semua domain. Chapnick (2001) membicarakan 8
jenis kesiapan institusi yaitu: psikologis, sosiologis, lingkungan, sumberdaya
manusia, keuangan, teknologi, peralatan, dan konten. Welsch (2002) menyatakan
ada tiga jenis dasar kesiapan: keuangan, struktur dan budaya. Dalam buku ini
akan dibahas kesiapan keuangan, infrastruktur, budaya, dan konten.
Kesiapan Keuangan
Setiap inisiatif e-learning memerlukan dukungan keuangan dari
institusi. Sebuah institusi harus menganalisis apakah inisiatif e-learning
bermanfaat untuk investasi. Satu hal penting untuk faktor kesiapan keuangan
adalah pertimbangan anggaran jangka panjang.
Kesiapan
Infrastruktur
Inisiatif e-learning memerlukan
infrastruktur teknologi yang dirancang dengan baik didukung oleh sumberdaya di
bidangnya. Kesiapan infrastruktur tersmasuk juga kesiapan sumberdaya manusia,
peralatan dan kemampuan teknologi.
Kesiapan
Budaya
Pengarahan tentang e-learning
dalam menghadapi tantangan dimana pembelajaran bertatap muka merupakan tradisi
yang kuat. Oleh karena itu, penting
untuk mengakses budaya institusi dengan menggali acuan pembelajaran mahasiswa,
acuan pengajaran pengajar dan kebudayaan pembelajaran yang ada. Kesiapan budaya
termasuk kesiapan psikologis, sosiologis, dan lingkungan. Chapnick (2000) menyatakan
bahwa faktor kesiapan psikologis mempertimbangkan keadaan pemikiran individu
sebagai dampak dari hasil inisiatif e-learning, faktor kesiapan sosiologis
mempertimbangkan aspek interpersonal lingkungan tempat program akan
diimplementasikan, dan faktor kesiapan lingkungan mempertimbangkan kekuatan
berskala besar yang melaksanakan kepentingan stakeholder didalam maupun di luar
organisasi. (http://www.learningcircuits.org/nov2000/chapnick.html).
Kesiapan
Konten
Konten e-learning disusun
berdasarkan tujuan/sasaran proyek e-learning. Isi e-learning mungkin memasukkan
banyak komponen multimedia terdiri dari: teks, grafik, audio, video, dan animasi.
Penilaian lengkap komponen ini penting untuk merancang e-learning. Ini memerlukan
banyak waktu dan usaha untuk membuat audio, video, dan animasi beberapa proyek
e-learning, teks mungkin siap, tetapi komponen multimedia mungkin dalam
pemasangan. Ketidaknyamanan ini menunda pengembangan proyek yang sudah selesai.
Catatlah bahwa konten yang ada mungkin perlu dimodifikasi selama proses
pengembangan e-learning, teks asli khususnya mungkin perlu ditulis kembali, ditata-ulang
dan dicerna.
Organisasi
dan Perubahan (Difusi, Adopsi, dan lmplementasi Inovasi)
Kemajuan teknologi terus menerus mengubah cara kita belajar, hidup,
bekerja dan berpikir. Berkat internet, kita bisa terhubung dengan kegiatan
pembelajaran tanpa harus bertatap muka di kelas. Teknologi membolehkan kita
berkolaborasi dengan proyek dan orang yang tidak pernah bertemu. Dampak
teknologi secara dramatis mengubah sifat organisasi dan ide-ide kita tentang dampak
pembelajaran dan pengetahuan. (Kearsley & Marquardt, 2001 ).
Dalam masyarakat berbasis
teknologi, institusi sebaiknya mengambil keuntungan dari internet dan banyaknya
teknologi digital untuk memperbaiki lingkungan pembelajaran dan menjadi
organisasi e-learning.
“E-learning memasukkan
perubahan paradigma menjadi beberapa
tahap, suatu perubahan tentang bagaimana
anda berhubungan dengan pengetahuan dan informasi dalam organisasi anda” (Andy
Snider in Schelin, 2001).
Dalam paradigma baru
e-learning, institusi harus mengembangkan visi yang terkoordinasi tentang
perubahan teknologi yang secara efektif mampu menuntun pada proses e-learning
(Rossner & Stockley, 1997). Visi perubahan teknologi ini sebaiknya mulai
dengan realisasi langsung bahwa institusi menyatakan misi dan rangkaian nilai
yang terkait dengan pengajaran, penelitian dan fungsi administrasi yang harus diberikan
oleh teknologi baru (Tiilhert, 1996, cited in Rossner & Stockley, W97).
Untuk menjadi organisasi
e-learning, institusi (dengan struktur organisasi hierarhikal) mungkin memerlukan
perubahan yang sangat mendasar dalam pembentukan organisasinya. Struktur
organisasi dari organisasi e-learning seharusnya cukup fleksibel dalam
mengakomodasi kebutuhan perubahan dari pembelajar. Kearsley and Marquardt
(2001) menyatakan bahwa bentuk baru organisasi e-learning berupa struktur
organisasi “infrastruktur” yang dibangun berdasarkan informasi, pembelajaran
dan teknologi. Kearsley and Marquardt (2001) mempertegas bahwa institusi terus
menerus melakukan perubahan menjadi organisasi pembelajar dengan infrastruktur
yang baru agar tempat kelompok dan individu terus menerus berhubungan dalam
proses pembelajaran baru. Oleh karenanya, perubahan ketika organisasi dibentuk
menjadi langkah utama menuju inisiasi e-learning.
E-learning adalah bentuk
inovatif penyedia pembelajaran untuk memberikan keragaman pembelajaran dalam lingkungan
terbuka dan fleksibel. Jenis lingkungan pembelajaran ini baru untuk kita, oleh
karenanya institusi sebaiknya berusaha khusus untuk mendapat dukungan lebih
besar dan penerimaan dari kelompok stakeholder termasuk mahasiswa, pengajar, staf
pelayanan, dan anggota masyarakat. Untuk penyusunan organisasi, masukan dan
pengaruh dari stakeholder seperti karyawan dan pelanggan akan sangat
bermanfaat. Stakeholders akan banyak
berpartisipasi dalam pembelajaran e-learning bila mereka diinformasikan
dengan baik keuntungan e-learning dalam kehidupan pribadi dan profesional
mereka. Institusi sebaiknya berdifusi, mengadopsi, mengimplementasikan startegi
untuk inisiatif e-learning.
Difusi
and Adopsi
Difusi melibatkan penyebaran
kata tentang inisiatif e-learning dan karenanya bisa berkontribusi untuk
memperoleh pembelajaran.Penting bagi institusi untuk membenyuk tim perubahan
e-learning dengan individu yang “melek” teknologi. Tim dapat membantu orang
untuk memahami perubahan teknologi dan menunjukkan nilai serta keuntungan
mengadopsi teknologi baru. “Agen perubahan” dapat mengaktivasi proses difusi
e-learning dan memfasilitasi adopsi e-learning di antara grup stakeholder
termasuk pengajar, staf, mahasiswa, anggota masyarakat dan lain sebagainya.
Semua grup stakeholder sebaiknya diinformasikan tentang bagaimana munculnya
teknologi mengubah cara kita mengajar, melatih, belajar dan menjalankan usaha
kita. Mereka sebaiknya memahami nilai dan keuntungan kehadiran teknologi
e-learning. Tim perubahan sebaiknya membantu stakeholder menerima perubahan
e-learning sebagai media perantara untuk pengajaran, pelatihan dan
pembelajaran.
Proses difusi e-learning
bisa dimulai dengan pemanfaatan survei dan interview untuk mengidentifikasi pengajar,
perkuliahan, staf yang membantu di institusi
yang rekanannya mencari arah untuk pemanfaatan teknologi (Jennings &
Dirksen, 1997). “Pemimpin opini” ini dihormati anggota kelompok yang mencari
sosok pemimpin. “Upaya promosi yang dilakukan pemimpin opini ini menjadi alat
promosi nyata dan efektif untuk memfasilitasi perubahan. (Jennings &
Dirksen, 1997, p. 112). Lnstitusi sebaiknya mempertimbangkan untuk memberikan
pemimpin ini waktu atau insentif untuk melatih institusi lainnya mengadopsi e-learning.
Institusi sebaiknya menggali
isu-isu yang menghambat penerimaan e-learning. Passmore (2000) menganalisisi
beberapa rintangan yang membatasi keikutsertaan anggota universitas dalam
pendidikan jarak jauh. Ia mendiskusikan 3 rintangan untuk penghantaran
pelatihan Web yang dihadapi pengajar di universitas yaitu: (1) terbatasnya
akses dan pengalaman yang memiliki sumber daya untuk desain, pengembangan dan
penghantaran Web, (2) Ketidakjelasan status kepemilikan intelektual untuk
penciptaan perkuliahan Web, (3) kurangnya sistem penghargaan yang mengikat inovasi
dalam perkuliahan.
Implementasi
Setelah proses adopsi menjadi implementasi. Keuntungan proses
implementasi meningkatkan penerimaan e-learning oleh grup stakeholder dan
pembuatan infrastruktur pembelajaran yang efektif dan terpercaya. Ely (1999) mengidentifikasi
8 kondisi umum untuk upaya keberhasilan implementasi inovasi teknologi
pendidikan: (1) ketidakpuasan terhadap status quo, (2) pengetahuan dan
kemampuan yang diperlukan oleh pengguna inovasi, (3) sumber daya yang dibutuhkan
untuk implementasi, (4) waktu yang dibutuhkan pelaksana untuk memperoleh
pengetahuan dan kemampuan, rencana penggunaan, dan cara memperoleh,
mengintegrasikan dan merefleksikan siapa mereka, (5) penghargaan dan insentif untuk pengguna inovasi, (6) keputusan
bersama dan komunikasi di antara semua pihak yang terlibat, (7) dukungan
pengesahan dan keberlanjutan implementasi dari inovasi individu dan kelompok
penting dalam organisasi itu, dan (8) kepemimpinan pejabat eksekutif dalam
organisasi itu dan proyek kepemimpinan yang melibatkan kegiatan inovasi
sehari-hari. Ketertarikan institusi dalam e-learning seharusnya mereka-ulang 8
kondisi umum tersebut untuk merencanakan implementasi e-learning.
Anggaran
biaya dan Balikan investasi
Sebuah institusi seharusnya
memiliki rencana anggaran komprehensif untuk e-learning. Ada 3 jenis anggaran
yang berkaitan dengan e-learning. Boettcher (1999) menyatakan bahwa anggaran
pertama adalah untuk desain dan program pengembangan; anggaran kedua untuk
pemasaran dan penghantaran program; anggaran ketiga adalah untuk pemeliharaan
selama program berlangsung. Institusi
harus memiliki dana yang cukup untuk tiga jenis anggaran biaya agar pelaksanaan
program e-learning berjalan baik.
Proyek e-learning seharusnya secara intruksional dan keuangan
berjalan baik. Untuk keberhasilan program sebaiknya dilakukan studi balikan investasi (Return of investment=ROI) dan
pengembangan strategi pemasaran yang efektif. Gustafson and Schrum (2001)
menyarankan bahwa institusi seharusnya melakukan studi pembiayaan dan analisis
ROI sebelumnya, selama program berjalan dan sesudah implementasi proyek
e-learning. ROI dalam e-learning memasukkan perbandingan biaya e-learning untuk
keuntungannya. Oleh karena itu, formula ROI seperti berikut ini :
Gustalson and Schrum (2001) menyatakan
bahwa perlu diperhitungkan pertimbangan pembiayaan penuh e-learning berikut ini:
· Kompensasi
lnstruktur (gaji dan keuntungan)
· Perjalanan
dan biaya hidup per hari bagi instruktur
· Kompensasi
staf pendukung (gaji dan keuntungan)
· Pengembangan
program
· Revisi
program
· Peralatan
dan Kebutuhan perangkat lunak (software)
· Perawatan
dan upgrade peralaan dan software
· Materi
untuk kebutuhan program
· Penghantaran
(biaya satellit atau internet )
· Biaya
operasional lainnya (telpon, perangko, alat tulis, publikasi, dan lain-lain)
· Fasilitas
(pilihan)
·
·
Ada dua jenis keuntungan e-learning yaitu: (1) keuntungan nyata atau
“hard” dan (2) keuntungan tidak nyata atau
“soft”.
Keuntungan nyata atau “hard”
bisa diubah menjadi nilai moneter atau dolar. Contohnya: sebuah institusi dapat
menyimpan biaya perjalanan dan ongkos per hari para guru bila menawarkan
peklatihan internet sebagai pengganti biaya transportasi mereka ke daerah
terpencil. Keuntungan tidak nyata atau “soft” sulit diubah menjadi bentuk
dolar. Contohnya, kemampuan komunikasi lintas budaya yang dikembangkan mahasiswa
dari perkuliahan e-leraning sulit untuk diubah menjadi nilai dolar.
Kerjasama dengan Institusi lainnya
Kapabilitas internet dan teknologi digital mendukung
pembelajaran online semakin menarik. Ini berguna bagi bidang e-learning.
Sekarang pelanggan (pelajar) memiliki banyak pilihan untuk memilih kualitas
program pelatihan e-learning dari institusi di seluruh dunia. Dua atau lebih
institusi yang memiliki status akademik yang sama bisa menumbuhkan kerjasama
untuk program e-learning. Mereka bisa memasarkan masing-masing pelatihan
e-learning lainnya untuk mahasiswanya. Situasi yang sama-sama menguntungkan
bila semua pihak dilibatkan. Selama ada banyak upaya dan waktu untuk merancang
e-lelarning yang bermakna, akan lebih baik bagi beberapa institusi menawarkan
program kerjasama. Jenis kerjasama ini bisa saling menguntungkan untuk semua
rekanan institusi. Contohnya, Universitas British Columbia di Cabada yang
memiliki kerjasama dengan Universitas Queensland dan Universitas Melbourne dalam bidang ilmu pertanian (Bates,
200i).
Pemasaran
dan Rekrutmen
Kemunculan internet sebagai
media yang mudah diakses menarik
institusi akademik dan non-akademik untuk menjadi wilayah e-learning.
Institusi ini melihat besarnya balikan investasi. Hasilnya, peningkatan jumlah
institusi yang saat ini menawarkan program e-learning. Sekarang mahasiswa
memiliki banyak pilihan perkualian dan program e-learning dari seluruh dunia
yang terbaik yang mereka butuhkan. Ini baik untuk mahasiswa, agar pasar
e-learning menjadi sangat kompetitif. Di pasar e-learning, institusi
non-akademik atau “vendors” kadangkala berkompetisi dengan instusi akademik
dalam penawaran e-learning.
Perlu dicatat bahwa hanya perkuliahan
e-learning yang ditata dengan baik kualitas isi dan pelayanan pendukung yang
baik akan menarik mahasiswa (pelanggan). Dalam kompetisi global ekonomi,
institusi harus menemukan cara dalam penawaran e-learning yang paling efektif
dan menarik untuk mempertahankan “masa penting” dari mahasiswanya (Lavenburg,
2001). Contohnya, institusi bisa memberi testimoni bagi mahasiswa dan bagaimana
perkuliahan dan program yang baik dirancang untuk e-learning. Teikyo Post
University memberikan testimoni mahasiswa tentang pengalaman belajar online.
(http://www.tpuonline.com/Testimonials/indexhtml).
Penelitian pasar yang sedang
berlangsung terhadap pelajar (klien) bisa mempersiapkan institusi dalam perbandingan
keuntungan terhadap tawaran e-learning lainnya. Peneliti pasar dan perekrut harus menjadi bagian dari
pemasaran e-learning menyeluruh. Wilayah operasional pemasaran tergantung pada
kebijakan dan jenis e-learning dari klien (pelajar). Salah satu strategi pemasaran
adalah ketepatan dan informasi terkini dari tawaran e-learning yang dikenal
sebagai pelajar potensial. Ini bisa dilengkapi dengan mendaftarkan situs
e-learning di mesin pencari, iklan spanduk, pencantuman daftar jasa, strategi
produk (nama jual), keabsahan orang dan institusi, dan lain sebagainya. Pemasaran
yang efektif akan membantu institusi menarik dan merekrut siswa untuk mengikuti
pelatihan dan program mereka.
Tingkat “drop out” menjadi
kriteria penting untuk upaya perekrutan. Tingkat drop out yang tinggi mungkin
merupakan masalah dalam perekrutan. Mahasiwa yang berpotensi akan lebih
tertarik untuk menyelesaikan perkuliahan. Institusi e-learning sebaiknya
menganalisis penyebab “drop out” di tingkat dasar. Dalam penelitian pada 118 mahasiswa
pendidikan jarak jauh, Morgan and Tam (1999) menemukan beberapa hambatan:
(misalnya, kekurangan waktu bebas, perubahan keadaan, mengambil banyak waktu
dari diharapkan, studi yang tidak sesuai dengan pekerjaan), penyusunan (masalah
studi pribadi, tujuan tidak jelas, masalah manajemen waktu, dll), institusional
(masalah jadwal perkuliahan dan jeda, keterlambatan materi pembelajaran, umpan
balik yang tidak sesuai dengan penugasan, komunikasi yang tidak memuaskan
dengan fokus perkuliahan, akademik dan harapan yang tidak jelas, kehilangan
kontak dengan mahasiswa, struktur pelatihan yang tidak fleksibel, masalah
perolehan akademik untuk menghubungi kembali, konten perkuliahan yang usang,
perubahan perkuliahan yang membingungkan, dll) dan epistemologi (konten yang
sulit, ketidakcocokan hasil penilaian, fokus perkuliahan kurang relevan dengan
kebutuhan pribadi, kurang pengetahuan yang disyaratkan, dll).
Institusi yang menawarkan perkuliahan
e-learning sebaiknya memperhatikan hambatan yang memperlambat perbaikan.
Contohnya, hambatan seperti “umpan balik yang tidak memadai dalam penugasan” menentukan
tingkat dropout. Kearsley (2002) menyatakan, “Bila mahasiswa tidak cukup
memberikan umpan balik dalam perkuliahan online, mereka cenderung dropout,
menghasilkan tingkat penyelesaian kurang dari 50%” (p.42). Oleh karena itu,
institusi sebaiknya secara periodik mengumpulkan dan menganalisis data mengapa mahasiswa
dropout dan menemukan cara meminimalkannya dan menunjuk faktor yang menjadi
penghambat.
Pendaftaran
Pelayanan cepat dan
terpercaya dari kantor pendaftaran sangat penting. Kantor pendaftaran harus
efisien dan ramah bagi pengguna dilihat dari hubungan manusiawi dan kapabilitas
teknisnya. Mahasiswa jarak jauh akan menghargai pelayanan yang cepat dan
terpercaya. Institusi yang menawarkan e-learning harus mempertimbangkan
pemasangan sistem online yang aman dan terpercaya dalam menerima formulir
aplikasi.
Bantuan
keuangan
Untuk e-learning, pelayanan
bantuan keuangan harus dikelola untuk memberikan jasa pelayanan terbaik mahasiswa
jarak jauh dengan menggunakan dukungan pelayanan teknologi dan manusia. Mahasiswa
harus bisa bicara dengan penasehat bantuan keuangan agar membantu keuangan
pendidikan mereka. Bantuan keuangan, pinjaman mahasiswa dan informasi beasiswa
harus tersedia secara online. Institusi dapat menyediakan lokakarya bantuan
keuangan online membantu mahasiswa mengisi formulir bantuan keuangan dan
kesempatan beasiswa lainnya. Universitas
Minnesota adalah institusi pertama di Amerika yang mengadopsi program bantuan
keuangan melalui Web, sistem bantuan keuangan tanpa makalah (Mary Jane
Smetanka, Star Tribune, April 26, 2001). Dominican University menyiapkan jasa
konseling pinjaman siswa online dengan memberikan jaringan ke situs tempat
siswa melengkapi sesi konseling pinjaman mahasiswa sebelum memperoleh pinjaman
dari pemerintah Stafford. (http://mapping-your-futureorg/).
Registrasi
dan Pembayaran
Institusi yang menawarkan e-learning
harus memiliki sistem keamanan terpercaya dalam menangani semua transaksi
keuangan. Sejalan dengan internet dan teknologi e-commerce yang terus
memperbaiki prosedur registrasi otomatis, dan transaksi keuangan online menjadi
bagian integral dari institusi e-learning.
Pelayanan
Teknologi Informasi
Information Technology
Services (lTS) - Pelayanan Teknologi Informasi adalah komponen penting dalam
prakarsa e-learning. lTS memasukkan jaringan dan jasa pendukung komputerisiasi pengajar,
staf dan mahasiswa. Pelayanan ini termasuk didalamnya pengelolaan aplikasi
software dan server untuk perkuliahan, menyediakan akun e-mail, halaman untuk
Web, dukungan teknis untuk mahasiswa, anggota pengajar dan staf. lTS harus
menyediakan pelayanan pendukung pelaksanaan teknologi e-learning.Bila cocok, ITS
akan bekerja dengan staf e-learning untuk memilih sistem manajemen pembelajaran
(LMS= Learning Management System) dan sistem manajemen konten pembelajaran
(LCMS= learning content management system) untuk perkuliahan. Menurut Paul
Stacey (2001), “ LMS merupakan manajer perkuliahan, pengajar dan administrator
yang mempersiapkan manajemen utama untuk mahasiswa. LCMS berupa pengembang konten,
perancang intruksional, manajer pembelajaran yang mempersiapkan manajemen utama
konten pembelajaran.
Desain
Intruksional dan Pelayanan Media
Bagian desain intruksional
dan pelayanan media dapat menyajikan jasa kunci selama proses desain dan
pengembangan e-learning. Desain dan penghantaran e-learning membutuhkan analisa
dan investigasi mendalam cara penggunaan internet dalam konser dengan prinsip
desain intruksional dengan mempertimbangkan 8 dimensi dari lingkungan e-learning yang terbuka dan
fleksibel. Umumnya, individu dengan keahlian desain intruksional akan bekerjasama
dengan ahli subyek konten mendesain “blueprint” e-learning. Pembuat program,
artis grafis, dan perancang multimedia bekerja sebagai tim untuk pengembangan
dan penciptaan materi e-learning materials dengan mengikuti “blueprint”.
Kelulusan,
Transkrip dan Nilai
Kelulusan
Upacara kelulusan adalah
upacara keberhasilan memenuhi upaya keras. Tidak mudah untuk melengkapi
sertifikat atau program kesarjanaan online. Memerlukan kesabaran dan komitmen.
Pada akhir pencapaian kesuksesan ini,
mahasiswa akan diberi penghargaan atas usahanya. Di beberapa institusi,
mahasiswa online bisa mengikuti wisuda di kampus. Di universitas yang
sebenarnya, mahasiswa online bisa mengikuti wisuda cyber. Contohnya di Jones
lnternational University (JIU), universitas terakreditasi murni online pertama
mengundang Erin Brockovich (artis yang memenangkan Academy Award-winning film
“Erin Brockovich”) untuk menyampaikan pidato pada wisuda JlU’s Cyber Graduation
on May 22, 2001 (majalah e-learning, June 2001, p. 12).
Institusi harus menyediakan
informasi wisuda, termasuk formulir aplikasi, upacara wisuda, dan lain
sebagainya untuk mahasiswa jarak jauh. Institusi juga seharusnya menyediakan penasehat
wisuda untuk mahasiswa jarak jauh sehingga mereka memenuhi semua persyaratan
wisuda.
Transkrip
dan Nilai
Institusi e-learning harus
mengembangkan sistem online sehingga mahasiswanya bisa mengakses catatan
akademik dan nilai mereka dengan aman. Pada waktu mengakses transkrip dan nilai
merupakan pelayanan paling penting bila institusi menyediakannya untuk
mahasiswa di pelosok. Institusi dapat mendorong pengajar menyerahkan nilai
mahasiswa paling mutakhir dengan memanfaatkan sistem online sehingga mahasiswa
bisa memperoleh nilai paling mutakhir. Fakultas diminta memanfaatkan sistem
online (bila tersedia) untuk mengubah nilai yang diperlukan.
Urusan
Akademik
Urusan akademik bisa
mencakup urusan akreditasi, kebijakan, kualitas institusi, fakultas dan staf
pendukung, beban kerja, kompensasi kelas besar, hak kepemilikan intelektual,
dan lain sebagainya.
Akreditasi
Jaminan kualitas pendidikan
e-learning sangat penting. Untuk perkuliahan online, mahasiswa akan meminta
lingkungan e-learning yang berkualitas tinggi dengan sumberdaya pembelajaran dirancang
dengan baik dari lembaga terakreditasi. Oleh karena itu, institusi yang
menawarkan e-learning akan menerima akreditasi (bila diperlukan) lembaga yang
mengakreditasi untuk program e-learning. Mahasiswa jelas menginginkan kredit
dari perkuliahan online yang dipercaya dan terakreditasi. Penting bagi
masyarakat dunia meyakinkan bahwa standar akreditasi yang digunakan didasarkan
pada jaminan bahwa mahasiswa jarak jauh menerima lingkungan pembelajaran
berkualitas terbaik dengan pelayanan dan sumber daya yang bagus. Contohnya, di
Amerika, Jones lnternational University menerima akreditasi dari lembaga formal
Higher Learning Commission, anggota North Central Association, badsan akreditas
untuk pendidikan tinggi Amerika.
(http://www.ncahigherlearningcommission.org/resources/distance-learning/).
Kebijakan
Institusi sebaiknya
mengembangkan kebijakan dan panduan
e-learning. Kebijakan dan panduan e-learning institusi harus
dikomunikasikan ke semua kelompok stakeholder termasuk instruktur, mahasiswa
dan staf pendukung. Universitas East Carolina University
(http://www.ecu.edu/webdev/policy.html) mengembangkan kebijakan dan panduan
untuk isi dan penampilan dokumen dan masalah lainnya yang dimasukkan ke dalam
Web.
Kualitas
Intruksional
Kualitas intruksional
e-learning tergantung pada seberapa bagus lingkungan e-learning dirancang dan
dikelola, dan bagaimana didedikasikan dan dilibatkan sebagai staf pendukung dan
intruksional. Intruksional dan staf pendukung bisa membantu menciptakan
lingkungan pembelajaran bermakna bagi mahasiswa.
Perkuliahan online memerlukan lebih banyak
waktu dan usaha dari pengajar. Disarankan agar membatasi jumlah mahasiswa per pengajar.
Jumlah yang bisa dikelola sehingga pembelajaran benar-benar dikembangkan dan didukung oleh pengajar.
Untuk menyajikan yang terbaik dari lingkungan pembelajaran paling bermakna, pengajar
harus cukup waktu untuk berinteraksi dengan mahasiswa dalam proses
pembelajaran. Institusi yang menggunakan beberapa asisten pengajar yang dibawah
pengawasan pengajar senior (disebut “factory model”) dan menawarkan perkuliahan
online untuk jumlah murid tak terbatas mungkin tidak melayani mahasiswa dengan
cara yang sama bila satu pengajar satu perkuliah online dengan jumlah mahsiswa
terbatas.
Fakultas
dan Staf Pendukung
Anggota pengajar dan staf pendukung yang
terlibat dalam e-learning sebaiknya mendapat pelatihan yang memadai dan menjadi
sumberdaya yang efektif dalam pengajaran dan pembelajaran mahasiswa. Price
(1999) menyatakan bahwa pelatihan khusus untuk masalah teknis seperti
penggunaan software lebih penting daripada desain instruksional. Ia percaya
bahwa pelatihan yang kurang akan menjadikan penghambat produktivitas perkuliahan.
Bischoff (2000) menyebutkan bahwa keefktifan pendidikan terletak pada bagian
fasilitator (seperti pengajar online) yang harus mempertahankan visibilitas,
memberikan umpan balik, menyajikan materi berkualitas tinggi, dan memindahkan
hambatan bagi mahasiswa yang tegang.
Institusi perlu menyediakan
dukungan yang cukup dan insentif untuk perkuliahan e-learning. Dukungan ini
termasuk di dalamnya keuangan untuk setiap anggota pengajar dan staf yang
melakukan penelitian, mengikuti konferensi, dan menyajikan makalah di pertemuan
profesi.
Untuk memahami kerumitan
lingkungan e-learning dan waktu yang diluangkan untuk menyiapkan pengalaman
pembelajaran terbaik, saya merekomendasikan administrator and instruktur untuk
yang mengajar mauuntuk perkuliahan online. Banyak anggota pengajar yang
sekarang mengajar di perkuliahan online mungkin tidak pernah mengikuti
pelatihan online selama hidupnya. Oleh karenanya penting bagi pengajar yang
berencana mengajar untuk
mempertimbangkan mengambil pelatihan
pengembangan pengajar yang sedang berlangsung terkait dengan isu-isu
e-learning. Setiap institusi dapat mengambil keputusan tentang kemampuan yang
dibutuhkan untuk mengajar online. Stan Trollip mengirim pesan berikut di Forum
Teknologi Instruksional di bulan 22, 2001 :
Memastikan
bila pengajar/fasilitator dipersiapkan dengan baik.Ini penting, karena sedikit
orang memiliki ketrampilan (juga, pengajar cadangan yang bagus tidak cukup
menjadi pengajar online yang baik). Di Capella, seseorang yang ingin menjadi
pengajar harus memasuki pelatihan online tentang cara mengajar online. Ini
membantu mengamati dari sisi lainnya. Kemudian pengalaman pertama mengajar
dilakukan bersama pengajar yang berpengalaman. Kami temukan bahwa fasilitas
yang bagus memberikan perbedaan.
Dalam pembelajaran online,
seorang pengajar harus memberi pokok bahasan dan kemampuan menyampaikan
pengetahuan, dan harus mampu berperan sebagai fasilitator, mentor, dan
pendamping. Aggarwal (2000) menyatakan:
Dalam
pendidikan berbasis Web, peran pengajar adalah menjadi fasilitator, mentor dan
pendamping. Sebagai fasilitator, pengajar perlu mengetahui bagaimana
memfasilitasi diskusi kelompok kecil, menjaga arah tugas mahasiswa, dan
mengarahkan pada beberapa kesepakatan. Dalam kasus dominasi oleh beberapa
anggota kelompok, pengajar perlu mengintervensi dan mendorong input dari
anggota yang tidak berpartisipasi. Sebagai mentor dan pendamping, pengajar akan
menasehati mahasiswa dalam perkembangan studinya, melakukan konseling satu per
satu dan menawarkan umpan balik yang cepat dan membangun.
Beban
kerja, Ukuran kelas, dan Kompensasi
Merancang dan mengajar perkuliahan online
memerlukan lebih banyak waktu dan upaya
lebih besar dari anggota staf pengajar. Romiszowski and Chang (200l) melaporkan
bahwa pelatihan yang diberikan oleh komunikasi media komputer (computer-mediated
communication= CMC) hampir selalu melibatkan waktu pengajar dibandingkan dengan
perkuliahan konvensional. Setelah melakukan studi metode pengajaran, Robert H.
Jackson dari Universitas of Tennessee menyatakan hal yang tidak mengejutkan
bagi siapapun yang berhubungan dengan e-learning, “banyak pengajar yang mengatakan bahwa
mengajar di perkuliahan online lebih menyita waktu dibandingkan dengan kelas
tradisonal.” Robert H. Jackson (assisten dekan) dan Cyndi Wilson Porter (direktur
online dunia) merasionalisasikan mengapa pendidikan online lebih menyita waktu
(disarikan dari artikel berjudul “Ain’t Got Time to Teach,” New York Times,
January 22, 2001):
Jackson
mengatakan bahwa pendidikan online memaksa pengajar meluangkan banyak waktu
mempelajari bagaimana mempersiapkan dan mengajar pelatihan. Porter menyatakan bahwa
kenyataan pengajar harus meluangkan banyak waktu mempelajari penggunaan
kebutuhan alat pendidikan online merupakan faktor keengganannya. Dia juga
menyebutkan pendidikan online memberikan peluang bagi mahasiswa yang tidak
berinteraksi dengan pengajar di kelas bisa memperoleh kesempatan berinteraksi
dengan keinginan. Ini menyebabkan beban waktu lebih besar bagi pengajar berat
bagi pengajar tanpa meningkatkan beban waktu mahasiswa.
Hak Kepemilikan
Intelektual
Institusi
harus menyiapkan informasi yang jelas tentang hak kepemilikan intelektual.
Ketidakjelasan status properti intelektual bisa menciptakan kebingungan di
antara staf pengajar.
Di kampus universitas, salah
satu isu paling kontroversial berkaitan dengan kepemilikan hak cipta untuk
bahan materi yang dikembangkan oleh anggota pengajar dalam masalah honor di
institusi, dan penggunan materi tersebut di fakultas yang berbeda di kampus dan
institusi yag berbeda. Siapa yang memiliki perkuliahan ? Apa yang terjadi bila
anggota pengajar yang mengembangkan perkuliahan online pergi meninggalkan
institusinya; bolehkah mereka membawanya serta ? Demikian pula, apakah
institusi memiliki kebebasan penuh terhadap paket, lisensi, dan menjual karya
pengajar ? “ Kebutuhan nyata bagi institusi adalah memiliki pernyataan tegas
tentang kebijakan dan mekanisme untuk memastikan isu kepemilikan dinyatakan
seawal mungkin dalam proses pengembangan” (Twigg, 2000). Universitas Maryland mendirikan
Pusat properti intelelktual dan Hak cipta (Center for lntellectual Property and
Copyright = lP) yang memberikan sumberdya dan informasi di wilayah properti
intelektual, hak cipta, dan kebangkitan lingkungan digital. Pusat itu
menyediakan bengkel kerja, perkuliahan online dan publikasi elektronik dan
cetak, dan menyediakan kemutakhiran berkelanjutan dalam pengembangan legislatif
di tingkat lokal, negara bagian, nasional dan internasional. (http://umuc.edu/distance/odell/cip/).
Pelayanan
Mahasiswa
Mahasiswa yang mengambil
kuliah e-learning seharusnya menerima pelayanan akademik yang layak dan pelayan
pendukung seperti mahasiswa yang bertatap muka. Penting untuk dicatat bahwa
pelayan untuk mahasiswa jarak jauh mungkin berbeda dibandingkan dengan m,ahasiswa
yang bertatap muka karena kebutuhan mereka unik. Pelayanan mahasiswa untuk
e-learning harus efektif dan komprehensif. Menurut Connick ( 1998), “Mahasiswa
menyimpulkan bahwa institusi yang menawarkan kuliah atau program jarak jauh
akan juga mempersiapkan pelayanan utama jarak jauh. Pelayanan ini termasuk di
dalamnya pelayanan sebelum masuk, orientasi, penasihat, konseling, pelayan
pengembangan ketrampilan pembelajaran, pelayanan untuk orang cacat,
perpustakaakn, toko buku, jasa tutorial, mediasi dan pemecahan konflik,
jaringan sosial, buletin mahasiswa, pelayanan kepegawaian, urusan alumni, dan
lainnya.
Pelayanan
sebelum masuk
Institusi harus menyiapkan
sesi agar mahasiswa bisa menerima informasi
tentang kuliah/program dan semua pelayanan pendukung sebelum registrasi..
Orientasi
Mahasiswa di tempat
terpencil selalu memerlukan detil infromasi tentang kuliah dan biasanya
menghargai setiap tips yang bisa membantu mereka menyelesaikan kuliah. Oleh
arena itu, tidak perlu ragu bisa kuliah e-learning memerlukan orientasi lebih
detil dibandingkan dengan kelas tradisional. Mahasiswa e-learning seharusnya
diberi informasi yang jelas tentang harapan dan persyaratan kuliah.
Semua mahasiswa diminta
berpartisipasi di orientasi online paling tidak seminggu sebelum kuliah perdana
di kelas. Orientasi menyiapkan perkenalan prosedur pembelajaran jarak jauh,
termasuk peran dan tanggung jawab pengajar dan mahasiswa (Gibson, 1998), tutor,
fasilitator, pembicara tamu, dan semua individu lainnya yang terlibat dalam
proses. Mahasiswa, pengajar dan staf teknis diminta memasukkan biografi singkat
dan ini membantu menciptakan komunitas pembelajaran virtual (Khan, I997).
Spiller (2001) menyatakan bahwa salah satu cara terbaik melibatkan mahasiswa
awal dalam perkuliahan adalah meminta mereka berbagi harapannya. Dalam
orientasi, mahasiswa sebaiknya diberi password masuk ke perkuliahan dan juga
diinformasikan bagaimana caranya memperoleh kartu identitas.
Direktori
pengajar dan staf
Mahasiswa jarak jauh dan
pengajar memperoleh keuntungan dengan memiliki direktori pengajar dan staf
online dilengkapi alamat e-mail, nomor telepon, faksimil, alamat surat, Web,
dan lain-lain.
Bimbingan
Mahasiswa jarak jauh sebaiknya
menerima bimbingan akademik dan pendaftaran dari pembimbing berkualitas dalam
masalah seleksi kuliah, prosedur transfer kredit, bantuan keuangan, kebijakan
institusi, sumber daya yang tersedia, dan lainnya. Bimbingan teman sejawat bisa
dimanfaatkan seefektif mungkin. Mahasiswa yang menyelesaikan kuliah diminta
menjadi relawan sebagai pembimbing teman sejawat untuk mahasiswa baru. Di Jones
International University (JIU), daftar konselor pembimbing sejawat dipersiapkan
untuk mahasiswa baru.Bimbingan tema sejawat ini dikenal sebagai “e-mail
buddies” membantu mahasiswa baru tentang isu yang berkaitan dengan kuliah,
persyaratan dan tips belajar.
Konseling
Seperti mahasiswa di kampus,
mahasiswa jarak jauh seharusnya menerima karir dan pelayanan konseling lainnya.
Konselor yang berkualitas tersedia membantu mahasiswa dalam perencanaan program
akademik, menyeleksi kuliah yang sesuai dengan programnya, dan memandu
kemampuan studinya, manajemen waktu, manajemen stres, dan masalah pribadi.
Pengembangan
Kemampuan pembelajaran
Seorang mahasiswa yang tidak
memiliki pengalaman lingkungan belajar fleksibel dan terbuka akan mendapatkan
keuntungan bimbingan ini. Mahasiswa kampus tradisional bisa pergi ke pusat
kemampuan belajar untuk memperoleh bantuan. Di lingkungan e-learning, bimbingan
mahasiswa yang dirancang dengan baik bisa menjadi pusat belajar yang efektif.
Pelayanan
untuk mahasiswa yang cacat
Institusi yang menawarkan e-learning
sebaiknya meyakinkan mahasiswa cacat agar dapat mengakses kuliah dan programnya,
dan juga menerima pelayanan yang sama. Oleh karena itu, institusi seharusnya
mempertimbangkan mengembangkan pelayanan khusus untuk membantu mahasiswa
menyelesaikan kuliahnya.
Dukungan
Perpustakaan
Pelayanan perpustakaan baik
yang online maupun tidak sangat diminati mahasiswa jarak jauh. Menurut ACRL or Association of College & Research
Libraries (2004), “Sumberdaya dan pelayanan perpustakaan di institusi
pendidikan tinggi harus mempertemukan kebutuhan semua pengajar, mahasiswa dan
karyawan pendukung akademik, dengan mengabaikan dimana mereka berada”. ACRL mengembangkan
Garis besar Pelayanan Perpustakaan Jarak Jauh yang menekankan pada pelayanan
perpustakaan dalam penawaran harus ditata untuk memenuhi rangkaian informasi,
bibliografi, dan kebutuhan pemakai yang luas.
Toko
Buku
Lingkungan e-learning sebaiknya
dirancang seperti kampus virtual tempat semua pelayanan mahasiswa, termasuk
toko buku online, kumpulan mahasiswa online. Institusi yang memiliki toko buku
di kampus, selanjutnya perlu mempertimbangkan katalog online dimana mahasiswa
bisa memesan buku online. Mahasiswa juga bisa diarahkan ke toko buku online
lainnya.
Pelayanan
Tutorial
Pengajar (penasehat
akademik) seharusnya memonitor kinerja mahasiswa selama kuliah. Mahasiswa yang
mengalami kesulitan akademik sebaiknya menerima bantuan akademik dan
menyediakan tutorial.
Mediasi
dan Penyelesaian Konflik
Institusi yang menawarkan e-learning
seharusnya meyakinkan mahasiswanya akan menerima perlakuan yang layak dari
pengajar dan staf administrasi. Seperti halnya kampus yang berbasis
tradisional, masalah konten di lingkungan e-learning dapat meliputi keluhan
akademik, kekacauan nilai, konflik mahasiswa/pengajar, pelecehan seksual, dan
diskriminasi. Mahasiswa bisa menghubungi individu (yang disebut dengan“ombuds
officers”) yang menginvestigasi keluhan dan membantu mereka mendapatkan
penempatan yang layak dan masuk akal.
Jaringan
Sosial
Institusi mengembangkan
jaringan sosial untuk membantu mahasiswa dan pengajar menghadapi isolasi yang
menyertai mahasiswa jarak jauh (Dirr, 1999). Perkumpulan mahasiswa online dan
ruang pengajar dibentuk untuk mendukung jaringan sosial.Pengajar dan mahasiswa
bisa berbagi pemikiran, masalah dan solusi.
Buletin
mahasiswa
Institusi bisa menerbitkan
buletin online harian, mingguan, bulanan, empat bulanan, per semester berisi
informasi penting bagi mahasiswa. Pembelajaran terbuka di Australia menyediakan
“Dialogue”, buletin mahasiswa yang berisi minat mahasiswa, berita di modul, dan
banyaknya ralat dalam buku ajar. Ada kesempatan bagi mahasiswa untuk
berkontribusi dan berkompetisi.
Pelayanan
kepegawaian dan Internal
Institusi membentuk situs
jaringan informasi online untuk lowongan
pekerjaan dan internal bagi mahasiswa dan alumni.
Urusan
Alumni
Alumni berperan penting untuk
almamaternya. Alumni tidak hanya dapat membantu alamamaternya merekrut
mahasiswa baru, tetapi juga membantu mahasiwa dalam kegiatan belajar dengan
menjadi sukarelawan sebagai mentor dan memilih mahasiswa untuk lowongan kerja
dan tugas belajar. Institusi seharusnya menyimpan database di internet dengan
mendata alumni dan mahasiswa yang belajar saat ini. Database akan membantu
mahasiswa lama dan sekarang untuk saling berkomunikasi. Mahasiswa saat ini bisa
meminta bimbingan dari mahasiswa lama tentang rencana karirnya.
No comments:
Post a Comment